Dlaczego sztuczna inteligencja nie rozwiąże problemu przeładowanego dnia pracy

Gdy każda firma deklaruje wdrażanie sztucznej inteligencji, największym wyzwaniem może nie być sama technologia, lecz… kalendarz. Raport Microsoft Work Trend Index 2025 rzuca światło na paradoks współczesnej pracy biurowej: mimo dostępności zaawansowanych narzędzi, rytm dnia przeciętnego pracownika przypomina wyścig z chaosem – trwający od świtu do późnego wieczora.

Frontier Firms: AI to za mało

Microsoft promuje koncepcję tzw. Frontier Firms – organizacji, które nie tylko wdrażają AI, ale radykalnie przeprojektowują sposób pracy, procesy i struktury wokół agentów AI. Ich ambicją jest działanie szybciej, zwinniej i bardziej efektywnie niż tradycyjne firmy. Ale droga do takiej transformacji okazuje się bardziej złożona niż zakup licencji Copilota.

Dane telemetryczne Microsoft 365 – agregowane z miliardów użytkowników na całym świecie – wskazują, że technologia nie rozwiąże problemów, jeśli fundamenty organizacyjne pozostaną niezmienione. Kluczowa przeszkoda? Praca, która nigdy się nie kończy.

Poranek, który zaczyna się zbyt wcześnie

Już o 6:00 rano 40% użytkowników zaczyna dzień od przeglądania skrzynki odbiorczej. Z perspektywy danych to nie tylko objaw zaangażowania, ale sygnał alarmowy. Pracownicy otrzymują średnio 117 maili dziennie, z czego większość skanują w mniej niż minutę. Wzrasta liczba maili masowych, a indywidualna komunikacja maleje. Chaos informacyjny zaczyna się na długo przed rozpoczęciem oficjalnych godzin pracy.

Teams przejmuje stery, skupienie znika

O 8:00 rano pałeczkę przejmuje Microsoft Teams – pracownicy otrzymują średnio 153 wiadomości dziennie, a liczba ta rośnie dynamicznie, zwłaszcza w Europie Środkowej i Wschodniej (+20% r/r). W efekcie, każda minuta pracy może być przerwana nowym powiadomieniem, a czas na głęboką koncentrację staje się luksusem.

Dane pokazują, że między 9:00 a 15:00 – czyli wtedy, gdy ludzki organizm jest biologicznie najbardziej produktywny – połowa czasu pracy zostaje zdominowana przez spotkania. Często są to rozmowy ad hoc, nieplanowane, zajmujące czas i uwagę, ale niekoniecznie przynoszące wartość. Dodatkowo, średnio co dwie minuty pracownik doświadcza przerwania pracy – maila, czatu lub nowego spotkania.

Wieczory i weekendy: nowa normalność

Przeciętny dzień pracy nie kończy się o 17:00. Dane Microsoftu pokazują, że liczba spotkań po godzinie 20:00 wzrosła o 16% rok do roku. Prawie jedna trzecia pracowników wraca do maili między 21:00 a 22:00. Dla części z nich to jedyny moment, kiedy mogą nadrobić zaległości bez cyfrowego hałasu. Inni – zwłaszcza pracownicy hybrydowi – odczuwają to jako źródło stresu.

Weekend również przestaje być azylem. Już 20% pracowników sprawdza maile w sobotnie i niedzielne poranki. Niedzielny wieczór coraz częściej przypomina poniedziałek rano – nie tylko w odczuciu, ale i w danych telemetrycznych.

AI nie uratuje firmy przed złym rytmem pracy

Microsoft słusznie zauważa, że bez zmiany struktury organizacyjnej i kultury pracy, sztuczna inteligencja może jedynie przyspieszyć to, co już działa źle. Automatyzacja bez przeprojektowania procesów to tylko turbo dla przeciążenia.

W odpowiedzi proponuje trzy kluczowe kierunki działania:

• Zasada 80/20 – skupienie na pracy, która realnie generuje wartość. AI może odciążyć zespoły z zadań niskiej wartości, takich jak raporty statusowe czy organizacja spotkań.
• Przeprojektowanie struktury zespołów – odejście od statycznych działów na rzecz zwinnych zespołów zadaniowych, wspieranych przez agentów AI, działających wokół konkretnych celów biznesowych.
• Nowa rola pracownika – szef agenta – to nie AI zastępuje ludzi, ale ludzie uczą się zarządzać inteligentnymi agentami. Pracownik nie wykonuje ręcznych analiz, ale nadzoruje zestaw agentów, które przygotowują dane, rekomendacje i drafty.

Czy polskie firmy są gotowe na zmianę?

W polskich realiach wiele organizacji dopiero oswaja się z generatywną AI, często ograniczając jej wdrożenia do testów w HR lub obsłudze klienta. Tymczasem dane Microsoftu pokazują, że tylko firmy, które podejmą trud radykalnego przemyślenia sposobu pracy, mają szansę wyrwać się z pułapki “nieskończonego dnia pracy”.

Transformacja nie będzie łatwa – bo wymaga nie tylko narzędzi, ale też zmiany kultury, przywództwa i odwagi do kwestionowania dotychczasowych nawyków. Ale to właśnie od tych decyzji zależy, czy AI stanie się dźwignią wzrostu, czy kolejnym źródłem zmęczenia.