Najważniejsze dane polskich firm są w... segregatorach
81 proc. polskich przedsiębiorstw przechowuje ważne dokumenty w formie papierowej – wynika z badania rynku biurowego przeprowadzonego na zlecenie Canon. Co piąta firma w Polsce archiwizuje dokumentację w postaci cyfrowej na dysku firmowego serwera.
Umowy, zamówienia, faktury… Aby dowiedzieć się, jak do tematu archiwizacji podchodzą polskie firmy, badacze agencji badawczej Insight Lab jesienią 2022 r. spytali na zlecenie Canon Polska przedstawicieli 200 średnich i dużych przedsiębiorstw, jak przechowują dokumentację. Wyniki? 81 proc. firm stawia na przechowywanie papierowych dokumentów w segregatorach. 22 proc. przedsiębiorstw trzyma dokumenty w formie elektronicznej na dysku serwera w firmie, a 13 proc. – na komputerowym dysku twardym. 7 proc. firm wykorzystuje chmurę do tworzenia cyfrowych archiwów.
Jak tłumaczy Przemysław Huk z Insight Lab, w badaniu widoczna jest wyraźna różnica pomiędzy firmami średnimi (zatrudniającymi od 50 do 249 pracowników) a dużymi (powyżej 250 zatrudnionych): – Większe przedsiębiorstwa unowocześniają się wyraźnie szybciej. Dwa razy częściej korzystają z oprogramowania chmurowego i wyraźnie rzadziej stosują tradycyjne segregatory – zaznacza badacz.
Jak firmy utylizują dokumenty?
Badanie dla Canon Polska rzuca także więcej światła na procedury postępowania z już wydrukowanymi dokumentami. Notatki ze spotkania i mniej istotne dokumenty o charakterze roboczym najczęściej także trafiają do segregatorów (70 proc. w przypadku firm średnich i 60 proc. w przypadku dużych). 12 proc. respondentów niszczy dokumenty po kilku dniach, 10 proc. robi to „raz na jakiś czas”, a 6 proc. od razu po przeczytaniu.
Liczne korzyści cyfrowego archiwum
Jak jednak przekonuje Dariusz Szwed, ekspert Canon Polska w obszarze cyfryzacji biur i cyberbezpieczeństwa, firmy, które współcześnie digitalizują swój obieg dokumentów, znacznie ułatwiają sobie zadanie archiwizacji. – Nowoczesne systemy zarządzania informacjami pozwalają tworzyć wydajne archiwa cyfrowe, w których odnalezienie konkretnego dokumentu zajmuje dosłownie chwilę. Takie podejście jest także dużo bardziej ekologiczne i zapewnia firmie zgodność z wyśrubowanymi przepisami ochrony danych osobowych – mówi Dariusz Szwed.
I dodaje, że już wkrótce możemy się spodziewać znaczących zmian w zakresie przechowywania dokumentów. Badanie Insight Lab dla Canon wskazuje bowiem na wyraźnie większe zainteresowanie firm nowoczesnymi technologiami, takimi jak digitalizacja archiwum firmowego.
