Nowe zasady sporządzania i odbierania e-faktury

Dla podatników i obsługujących ich biur księgowych to jest rewolucja. Po 3-miesięcznym pilotażu, z początkiem 2022 r. weszły w życie przepisy o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), który umożliwia wystawianie ustandaryzowanych faktur elektronicznych.

Czym są faktury ustandaryzowane, czym różnią się od zwykłych faktur elektronicznych i co najważniejsze – z jakimi obowiązkami po stronie podatnika wiąże się wdrożenie tego rozwiązania?

Faktura ustandaryzowana to nic innego jak tradycyjna faktura VAT zapisana w formacie xml. Obejmuje ona te same informacje, które są niezbędne na każdej fakturze VAT.

– To co różni ją od zwykłej faktury elektronicznej, zwykle dostępnej w formacie pdf to właśnie sposób jej zapisania, który pozwala na przesyłanie danych objętych tą fakturą w zautomatyzowany sposób za pośrednictwem systemu KSeF – mówi Agnieszka Ławnicka, Senior Associate, radca prawny, doradca podatkowy, Kancelaria Ożóg Tomczkowski.  – Oznacza to, że po wpisaniu danych i ich zatwierdzeniu faktura będzie od razu dostępna w systemie, nie będzie konieczne wysyłanie jej mailowo bądź w innej dotychczas stosowanej formie. Odbiorca faktury, korzystający również z KSeF będzie mógł ją za pośrednictwem tego systemu automatycznie odebrać i przetworzyć.

I właśnie sposób sporządzania i odbierania e-faktury wskazywany jest jako jej podstawowa zaleta. Dane ze zwykłej faktury elektronicznej, odczytujemy i przetwarzamy najczęściej samodzielnie, co w praktyce sprowadza się do mechanicznego przepisania danych z faktury elektronicznej, do rejestru VAT odbiorcy. Dane z ustrukturyzowanej e-faktury otrzymujemy automatycznie, czyli bez konieczności samodzielnego odczytu informacji zawartych w dokumencie.

Z perspektywy podatników i obsługujących ich biur księgowych może to być prawdziwa rewolucja. Niektórzy podatnicy otrzymują bowiem w skali miesiąca dziesiątki a nawet setki faktur VAT, które muszą być odpowiednio zewidencjonowane. Wymaga to nie tylko olbrzymich nakładów pracy, ale również rodzi ryzyko pomyłki – przepisanie z tzw. kartki do systemu zawsze obarczone jest ryzykiem błędu, czy to w kwocie czy numerze dokumentu.

Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur wiąże się z szeregiem innych korzyści, które mają zachęcić podatników do dobrowolnego korzystania z systemu już teraz. Przede wszystkim:

• dzięki korzystaniu z e-faktury podatnik będzie miał pewność, że faktura dotarła do kontrahenta – będzie bowiem w systemie, z którego korzysta i nadawca i odbiorca;
• podatnik będzie miał każdorazowo możliwość wglądu w jej treść, e-faktura nie ulegnie zniszczeniu ani zaginięciu – w tym zakresie obowiązek przechowywania dokumentacji spoczywać będzie na KSeF;
• dla tych którzy będą wystawiali e-faktury, zwrot VAT ma zostać skrócony z 60 do 40 dni.

Oprócz omówionych korzyści dla podatników, KSeF – jak wskazywał minister Sarnowski – to najbardziej zaawansowany technologicznie sposób zwalczania wyłudzeń VAT.

Ustrukturyzowane e-faktury mają na celu uproszczenie systemu kontroli rozliczeń przez organy podatkowe oraz usprawnienie wykrywania ewentualnych nieprawidłowości i oszustw podatkowych. Organy będą bowiem na bieżąco dysponowały wszystkimi danymi.

Chociaż wprowadzenie systemu ma wiele zalet, jego wdrożenie wiąże się z licznymi obowiązkami po stronie podatników. W szczególności w zakresie wdrożenia niezbędnych procedur. To także dodatkowe koszty dla przedsiębiorców, księgowych czy dostawców różnego rodzaju oprogramowania, z którego korzystają przedsiębiorcy i księgowi.

– Jednocześnie jeżeli system się sprawdzi, możemy się spodziewać dalszych zmian w sposobie rozliczania podatku VAT. Ponieważ e-faktury będą w systemie, nie będzie potrzeby raportowania informacji o tych fakturach, w szczególności za pośrednictwem JPK – wyjaśnia Agnieszka Ławnicka z Kancelarii Ożóg Tomczkowski.

Obecnie wystawianie i odbieranie faktur VAT za pośrednictwem systemu KSeF jest dobrowolne, ale objęcie nim wszystkich podatników planowane jest na 2023 r.